Архивный отдел Воронежской области (АОВО)

Архивный отдел Воронежской области является исполнительным органом государственной власти Воронежской области, обеспечивающим на территории области разработку и реализацию государственной политики Воронежской области в сфере архивного дела.

Отдел находится в непосредственном подчинении заместителя губернатора Воронежской области, курирующего архивную отрасль.

Отдел действует на основании Положения об архивном отделе Воронежской области, утвержденного постановлением администрации области от 04.12.2008 № 1051. Основными задачами, стоящими перед архивным отделом являются:

• формирование и содержание Архивного фонда Воронежской области;
• анализ состояния и государственное регулирование развития архивного дела в области;
• координация деятельности архивных учреждений области, обеспечение их функционирования;
• контроль за соблюдением законодательства РФ и области по вопросам архивного дела в пределах своей компетенции.

К полномочиям архивного отдела в соответствии с законом Воронежской области от 30.03.2009 № 12-ОЗ «О регулировании отдельных отношений в сфере архивного дела на территории Воронежской области» отнесены:

• проведение государственной политики в сфере архивного дела на территории Воронежской области;
• разработка и реализация областных и ведомственных целевых программ по развитию архивного дела, а также утверждение ведомственных целевых программ;
• взаимодействие и координация работы с различными организациями по выполнению мероприятий в области архивного дела;
• хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов: государственных архивов, музеев и библиотек Воронежской области; органов государственной власти и иных государственных органов Воронежской области; государственных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и государственных учреждений Воронежской области (далее – организации Воронежской области);
• решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в собственности Воронежской области, в собственность Российской Федерации, иных субъектов Российской Федерации и(или) муниципальных образований;
• осуществление контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации и Воронежской области об архивном деле в пределах своей компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством Воронежской области;
• нормативное правовое регулирование отдельных отношений в сфере архивного дела в соответствии с действующим законодательством;
• решение иных вопросов в сфере архивного дела, предусмотренных действующим законодательством.

Областные государственные архивные учреждений «Государственный архив Воронежской области», «Государственный архив общественно-политической истории Воронежской области» и «Государственный архив Воронежской области документов по личному составу» являются подведомственными архивному отделу.

Архивный отдел осуществляет методическое руководство и координирует деятельность муниципальных архивов области в сфере архивного дела.

Архивный отдел в ходе своей деятельности для осуществления поставленных задач и реализации полномочий осуществляет непосредственно и через подведомственные ему госучреждения следующие государственные функции.

• организация хранения архивных документов и архивных фондов;
• ведение государственного учета архивных документов и архивных фондов;
• контроль выполнения организациями независимо от ведомственной подчиненности и формы собственности законодательства Российской Федерации, области и других правовых актов по вопросам архивного дела;
• решение в установленном порядке вопросов о передаче архивных документов, находящихся в собственности области, в собственность Российской Федерации, иных субъектов Российской Федерации и/или муниципальных образований, а также о передаче в пределах территории области документов из одного государственного архива в другой;
• установление решением экспертно-проверочной комиссии архивного отдела порядка отнесения документов к составу Архивного фонда области и экспертизы их ценности, определение категории организаций, документы которых   подлежат   включению    в    состав    Архивного    фонда   области, согласование списков источников комплектования  архивных учреждений области, решение вопросов об отнесении к составу Архивного фонда области конкретных документов;
• обеспечение   в   пределах   своей   компетенции   защиты   сведений, составляющих государственную тайну;
• рассмотрение обращений граждан;
• использование архивных документов и архивных фондов;

Архивный отдел предоставляет непосредственно и через подведомственные ему госучреждения следующие государственные услуги:

• организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод (проставление апостиля);
• утверждение и согласование положений о центральных экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, описей дел, актов, представленных исполнительными органами государственной власти, другими государственными органами и организациями, государственными и муни­ципальными архивами области;
• предоставление пользователю архивными документами оформленных в установленном порядке архивных справок или копий архивных документов, свя­занных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации;
• осуществление экспертизы ценности документов во взаимодействии с госу­дарственными и муниципальными архивами совместно с собственником или владельцем архивных документов.

При архивном отделе действуют следующие коллегиальные органы: