Отдел использования документов по личному составу

Начальник отдела: Железняк Елена Михайловна

Телефон: (473)236-39-52

Отдел использования документов по личному составу КУВО "ГАВОДЛС" был создан в  2008 году.

Основными задачами являются:

- исполнение запросов, связанных с социальной защитой граждан, пенсионным обеспечением, получением льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации; 

-повышение качества и снижение сроков исполнения запросов;

-изучение передового опыта в области исполнения запросов и внедрение его в практику.

В соответствии с этими задачами отдел использования документов по личному составу:

Исполняет запросы Фонда Пенсионного и Социального страхования Российской Федерации, поступающие посредством  защищенного канала  связи VIP-NET и в виде писем. Работа по исполнению социально-правовых запросов требует от архива тесного сотрудничества и взаимодействия с Фондом Пенсионного и Социального страхования Российской Федерации. Взаимодействие осуществляется в виде проведения совместных совещаний, а в процессе практической работы по исполнению запросов  в виде контактов по телефону и совместных действий.

Также исполняет запросы государственных, иных учреждений и организаций, граждан Российской Федерации, зарубежных граждан по документам архива.

Выдает в установленном порядке заверенные копии и выписки из документов, справки социально-правового характера: о трудовом стаже, о стаже, дающем право на досрочное пенсионное обеспечение, о заработной плате, о переименовании организаций. Осуществляет прием,  консультирование граждан, в том числе по телефону, рассматривает заявления граждан,  непосредственно обращающихся в архив, заявления, поступающие по электронной почте и через портал Госуслуг.

Принимает активное участие в разработке методических рекомендаций по исполнению запросов социально-правового характера,  в составлении научно-справочного аппарата к документам архива (к наиболее сложным в использовании фондам).

Разрабатывает и внедряет в практику исполнения запросов проекты бережливого управления для улучшения качества и сокращения сроков подготовки ответов на запросы.

Изучает передовой опыт работы государственных архивов по личному составу других областей и регионов для использования в своей практике.

В целях информирования граждан и организаций о порядке обращения в архив, имеющихся документах на хранении в архиве регулярно проводится работа в социальных сетях: «Телеграмм», «Одноклассники», «В контакте». Также в  этих целях в архиве используется информационный стенд, размещенный в вестибюле.

Осуществляет мероприятия по научной организации труда отдела.

Проводит экономический  анализ работы отдела, анализирует уровень выполнения норм выработки (времени) в отделе, осуществляет мероприятия по совершенствованию организации труда в отделе, готовит предложения по результатам анализа.

Проводит мероприятия по повышению квалификации работников отдела.

Принимает участие в  подготовке и проведении совещаний, семинаров по профильным направлениям, участвует в работе конференций, совещаний, семинаров.

Выполняет приказы, решения коллегий, указания Федеральной архивной службы России, отдела по делам архивов Управления делами Воронежской области, приказы руководителя КУВО «ГАВОДЛС».