Отдел комплектования, организации, государственного хранения и учета документов

Начальник отдела: Склярова Ольга Вячеславовна 

Тел.: +7 (473) 212-69-85

Заведующий архивохранилищем: Бодрова Оксана Ивановна

Тел.: +7 (473) 212-69-89

Отдел комплектования, организации государственного хранения и учета документов (далее – Отдел) является структурным подразделением казенного учреждения Воронежской области «Государственный архив общественно-политической истории Воронежской области» (далее – Учреждение).

Основными задачами Отдела являются:

· Комплектование Учреждения документами общественных организаций, объединений, политических партий, движений, союзов, благотворительных фондов, действующих на территории области.

· Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в Учреждении.

· Организация экспертизы ценности документов, оптимизация состава документов Архивного фонда Российской Федерации.

· Оказание организационно-методической помощи фондообразователям по вопросам делопроизводства и хранения документов.

· Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в Учреждении, их рациональное размещение.

Функции Отдела:

· Осуществляет хранение, ведет государственный учет архивных документов, представляет Учредителю сведения для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

· Осуществляет комплекс мер по улучшению физического состояния архивных документов, проводит их реставрацию, консервацию, страховое копирование. Ведет выявление, учет, описание особо ценных документов. Проводит экспертизу научной, исторической и практической ценности архивных документов, хранящихся в Учреждении.

· Разрабатывает, в установленном порядке ведет списки общественных организаций и иных собственников, документы которых подлежат передаче на государственное хранение в Учреждение, систематически ведет работу по их уточнению. Организует экспертизу и отбор на государственное хранение документов, их научно-техническую обработку.

· Принимает в установленном порядке меры к пополнению Учреждения документами, находящимися в собственности негосударственных учреждений, общественных объединений и граждан, к выполнению и получению из зарубежных и других российских архивов подлинников и (или) копий архивных документов своего профиля.

· Осуществляет организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве организаций — источников комплектования на основе договорных отношений с ними. Ведет государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в ведомственных архивах.

· Совместно с органами государственной власти, общественными организациями участвует в мероприятиях по совершенствованию и развитию сети ведомственных архивов, в совершенствовании их работы по улучшению организации документов в делопроизводстве на основе внедрения государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

· Оказывает помощь организациям по обеспечению сохранности, упорядочению и использованию архивных документов, находящихся на ведомственном хранении, разработке инструкций по делопроизводству, положений об архиве и экспертной комиссии организации методических пособий, регламентирующих организацию документов в делопроизводстве и работу ведомственных архивов.

· Выполняет платные работы и услуги, в том числе на договорной основе, для юридических и физических лиц, по организации делопроизводства, описанию архивных документов, временному хранению документов и микроформ, обеспечению физико-химической сохранности документов на различных носителях, реставрации и консервации архивных документов, брошюровке, переплету документов и печатных изданий, картонажным работам.

· Выполняет работы по улучшению физического состояния документов, хранящихся в архиве: реставрацию и консервационно-профилактическую обработку архивных документов и печатных изданий; восстановление угасающих и слабоконтрастных текстов; дезинфекцию, дезинсекцию и обеспыливание архивных документов и печатных изданий, картонирование документов.

· Организует отбор и своевременную передачу документов организаций-источников комплектования в Учреждение. Составляет и реализует планы представления описей дел учреждений – источников комплектования на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии управления делами Воронежской области.

· Осуществляет другие функции в пределах поставленных Отделу задач.