Научно-справочный аппарат
СИСТЕМА НАУЧНО – СПРАВОЧНОГО АППАРАТА КАЗЕННОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ «ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ»
Путеводители
Путеводитель – архивный справочник, содержащий сведения о фондах архива в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления пользователя с их составом и содержанием. Состоит из описательных статей на уровне архивного фонда и справочного аппарата.
Справочники-путеводители, содержащие информацию о документах казенного учреждения Воронежской области «Государственный архив Воронежской области» (далее – КУВО «ГАВО») делятся на несколько видов.
Межархивные справочники-путеводители «Государственные архивы СССР». М., 1989, и «Государственные архивы РСФСР». М., 1980 содержат общую характеристику КУВО «ГАВО», включающую справочные данные, историческую справку и аннотацию состава и содержания хранящихся документов.
Межархивный тематический справочник – «Справочник о документах по истории сельского хозяйства, хранящихся в государственных архивах Центрально-Черноземного района РСФСР», Воронеж, 1990 – содержит информацию о составе и содержании фондов по сельскохозяйственной тематике, хранящихся в КУВО «ГАВО».
Путеводитель по фондам КУВО «ГАВО», изданный в 2010 году, дает представление о всем массиве документов, хранящихся в КУВО «ГАВО» за период с 1611 года по 2010 год. С его помощью можно получить необходимые сведения о каждом фонде: наименование, справочные данные (номер, объем фонда, крайние даты документов), краткую историческую справку об учреждении-фондообразователе, характеристику состава и содержания включенных в него документов.
Состоит путеводитель из шести основных частей:
1. Фонды учреждений, организаций и предприятий досоветского периода.
2. Фонды учреждений, организаций и предприятий советского и постсоветского периодов.
3. Фонды личного происхождения.
4. Фонды учреждений, организаций и предприятий, действовавших в период временной оккупации.
5. Аудиовизуальные документы.
6. Научно-справочная библиотека.
К путеводителю прилагаются: справка об административно-территориальном делении; указатель учреждений, организаций, предприятий, должностей; географический указатель; список сокращенных слов; список опубликованных источников и литературы.
Описи дел, документов (архивные)
Опись дел, документов – архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета. В справочный аппарат описи дел, документов входят: титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений (при необходимости), переводные таблицы архивных шифров (в случае переработки описи), указатели.
К отдельным заголовкам дел в описи составляются аннотации с обозначением названия каждого документа, входящего в дело. Такие аннотации были составлены к делам фондов: Воронежская казенная палата, Метрические книги церквей Воронежской губернии, приказных изб Воронежского края и др.
Оцифрованные описи КУВО «ГАВО» размещены в ГИС ВО «ИПС ЦФП АФ ВО».
Каталоги
Каталоги – межфондовые архивные справочники, в которых сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов архива сгруппированы по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с определенной схемой классификации документной информации («Схема Единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР» (советский период), М. 1978 г., «Схема единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР (ХVIII- нач.ХХ в), М., 1983 г, «Схема классификации фотодокументов госархива Воронежской области», Воронеж, 1979 г., «Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации», М., 2006 г.).
В КУВО «ГАВО» каталоги представлены: систематическим, именным.
Систематический каталог содержит сведения управленческой документации и личного происхождения (досоветского и советского периодов), НТД, фотодокументов. Разновидностью систематического каталога являются каталоги по истории госучреждений и истории административно-территориального деления.
Информация для каталогов взята из наиболее используемых фондов: государственной власти и управления; промышленных предприятий; учреждений, организаций, предприятий сельского хозяйства, статистики, финансирования, народного образования, культуры и др.
Фотокаталог дает представление о фотодокументах, хранящихся в КУВО «ГАВО».
Каталоги КУВО «ГАВО» представлены традиционными карточками и в электронном виде.
Указатели
Указатели – архивные справочники, представляющие собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо иному признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров.
В КУВО «ГАВО» ведется работа по созданию указателей, разнообразных по своему видовому содержанию.
1) Внутрифондовые к документам (именные). Составлены к документам фондов: Воронежского отряда народного ополчения, Воронежского истребительного батальона, Комиссий по делам бывших красногвардейцев и красных партизан. С 2006 года ведется БД «Награды за материнство» по фонду Воронежского облисполкома, содержит информацию о жителях Воронежской области, награжденных орденами «Материнская слава», медалями «Медаль материнства» всех степеней, а также званием «Мать-героиня».
2) Внутрифондовые к описям (хронологические, структурные, воинских подразделений, именные, репертуара театра и др.). Составлены к описям таких фондов как ЦЧОблисполком, Воронежский драмтеатр им.Кольцова, Военная прокуратура 10 стрелкового корпуса, приказных изб.
3) В связи с увеличением количества запросов социально-правового характера о репрессировании граждан, для первоначальной ориентации в документах по этому вопросу был составлен «Межфондовый географический указатель репрессированных жителей ЦЧО и Воронежской области». При составлении этого указателя использовались фонды исполнительной власти.
Межфондовые к документам (именные). «Межфондовый именной указатель репрессированных жителей ЦЧО и Воронежской области». Представлен указатель тематической БД «Репрессированные».
