Отдел научно-справочного аппарата

Начальник отдела: Спаннут Светлана Николаевна
Телефон: +7 (473) 212-79-66

Отдел научно-справочного аппарата КУВО "ГАВО" был создан в январе 1989 года.

Основными задачами отдела НСА являются:

• Разработка основных направлений и анализ работы архива по созданию и развитию системы научно-справочного аппарата к документам архива, подготовка предложений по ее совершенствованию.
• Организация и проведение работы по созданию и развитию информационно-поисковых систем.
• Внедрение автоматизированных архивных технологий, создание и ведение баз и банков данных научно-информационного характера.

В соответствии с этими задачами отдел НСА:

• Готовит предложения к проектам отраслевых целевых комплексных программ, основных направлений развития архива; перспективным и текущим планам его работы по профильным отделу направлениям, обеспечивает их реализацию, составляет отчеты о выполнении.
• Проводит работу по анализу, созданию и развитию системы научно-справочного аппарата к документам архива с учетом планов работы архива по научно-информационной деятельности и публикации документов.
• Совместно с отделом комплектования, ведомственных архивов и отделом обеспечения сохранности документов:
• Принимает меры по обеспечению преемственности системы научно-справочного аппарата к документам, хранящимся в казенном учреждении Воронежской области «Государственный архив Воронежской области» и в архивах учреждений-источников комплектования архива;
• Рассматривает вопросы фондирования документов архива.
• Проводит работы по научному описанию документов архива, усовершенствованию и переработке описей.
• Осуществляет тематическую разработку фондов в архиве, ведет систематический и другие каталоги архива.
• Осуществляет самостоятельно или совместно с отделами архива, архивными, научными и другими заинтересованными учреждениями подготовку к изданию архивных справочников о составе и содержании фондов архива, в т. ч. с использованием электронно-вычислительной техники. Организует, координирует и методически обеспечивает работу соисполнителей по подготовке архивных справочников, организует их обсуждение и рецензирование.
• Проводит работу по подготовке к государственной регистрации архивных справочников.
• Осуществляет организацию и координацию работ структурных подразделений архива по созданию научно-справочного аппарата в процессе других видов архивных работ.
• Создает и ведет автоматизированные базы и банки данных по профильным отделу направлениям.
• Консультирует работников архивов, исследователей и других потребителей документной информации о составе и содержании научно-справочного аппарата к документам, обеспечивает их доступ к информационно-поисковым системам архива.
• Ведет учет и анализирует эффективность использования научно-справочного аппарата и автоматизированных баз и банков данных по документам архива.
• Обеспечивает сохранность документов в процессе работы, архивных справочников, баз данных.
• Разрабатывает совместно с другими подразделениями архива предложения по внедрению автоматизированных технологий.
• Готовит предложения к тематике научно-исследовательской и методической работы архива, осуществляет разработку научно-исследовательских тем и подготовку и методических пособий по профильным отделу направлениям, внедряет их результаты в практику работы архива.
• Рецензирует проекты научно-методических разработок и других документов по профильным отделу направлениям.
• Проводит анализ эффективности трудозатрат на работы, выполняемые отделом, осуществляет мероприятия по совершенствованию организации труда в отделе, анализирует уровень выполнения норм выработки (времени) в отделе, готовит предложения по результатам анализа.
• Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива, проводит стажировки работников архивов, готовит предложения к проектам программ, учебных планов и других методических материалов.
• Обобщает и распространяет опыт работы архива в области создания научно-справочного аппарата, использования автоматизированных архивных технологий; изучает отечественный и зарубежный опыт по профильным отделу направлениям, внедряет его в практику работы архива.
• В плановом порядке и по согласованию с руководством архива готовит и проводит совещания, семинары по профильным отделу направлениям, организует выступления своих работников на научных и научно-практических конференциях, совещаниях, семинарах.
• Обеспечивает контроль за исполнением приказов, решений коллегии и указаний Росархива, приказов и планов работы архива, поручений его руководства по профильным отделу направлениям.
• Вносит на рассмотрение дирекции, научного совета, ЭПК, методической комиссии вопросы развития архива по профильным отделу направлениям, осуществляет контроль за исполнением принятых решений. Готовит проекты приказов по профильным отделу направлениям.