Отдел обеспечения сохранности документов
Начальник отдела: Охапкина Елизавета Алексеевна
Телефон: +7 (473) 212-79-75
Отдел обеспечения сохранности документов КУВО "ГАВО" является самым большим структурным подразделением госархива. Основная задача, стоящая перед ним, провозглашена в названии отдела.
В отделе работают 18 специалистов: начальник отдела, 4 заведующих архивохранилищами, 4 главных архивиста, 9 ведущих архивистов и 1 архивист I категории.
На хранении в госархиве находится около 1 миллиона дел на бумажной основе за 1611—2007 гг., а также кинодокументы, фонодокументы, фотодокументы и видеодокументы.
Часть документов на бумажной основе имеет страховой фонд в виде микрофотокопий, исполненных на рулонной негативной пленке, включающих в себя, в общей сложности, почти 5 миллионов кадров.
Документы располагаются в 6-ти архивохранилищах и 3-х зданиях, территориально разобщенных между собой.
Большинство документов сконцентрировано в хранилищах основного здания (ул. Плехановская, 7), 6 из которых занимают документы на бумажной основе.
Документы на бумажной основе объединены в более чем 3000 фондов (по наименованию организаций, учреждений, управлений, предприятий, органов власти и т. п.) и фрагментарно охватывают почти четырехсотлетний период становления и развития Воронежского края.
В свою очередь фонды разделены на исторические периоды с маркировками: И — исторический (до революции 1917 г.) и Р — революционный (советский и постсовесткий).
Хранилища оборудованы двусторонними металлическими стеллажами.
Общая площадь стеллажных полок, на которых находятся документы на бумажной основе, во всех трех зданиях госархива составляет 16208 кв. метров.
Стеллажи и полки пронумерованы. Для поиска документов имеются пофондовые и постеллажные топографические указатели.
Дела в хранилищах содержатся в связках, незначительная часть — в коробках.
Порядок расположения фондов в архиве определяется схемой их размещения по историческим периодам и отраслевому признаку.
Сохранность документов в хранилищах обеспечивают семь сотрудников, из которых 4 — заведующие хранилищами, 6 архивистов — 3 главных, 3 ведущих..
Документы распределены между заведующими архивохралищами и архивистами в соответствии с их количеством и интенсивностью использования.
Ежегодно хранилища пополняются вновь принятыми от организаций и частных лиц документами. Это составляет 4 тыс. дел. Кроме того архивохранилища пополняются фотодокументами, фонодокументами и видеодокументами.
В круг обязанностей сотрудников отдела обеспечения сохранности документов входит:
- приём документов на постоянное хранение, их учёт;
- подготовка документов к выдаче для использования (нумерация листов, проверка нумерации);
- выдача документов во временное пользование представителям организаций-фондообразователей, исследователям в читальный зал, сотрудникам архива;
- учёт, регистрация выданных из хранилищ документов;
- приём возвращённых дел, их подкладка в связки и коробки;
- проверка наличия и физического состояния документов;
- выявление и отбор документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, передача их на консервативно-профилактическую обработку и реставрацию;
- выявление и учёт особо ценных дел;
- восстановление угасающих текстов документов;
- поддержание чистоты, порядка и необходимого температурно-влажностного режима в хранилищах.
Важнейшим направлением в деятельности отдела по обеспечению сохранности документов является проведение реставрационных работ.
Реставрационная лаборатория входит в структуру отдела обеспечения сохранности документов и включает в себя 5 специалистов: главный архивист, 3 ведущих архивистов и архивист I категории.
Основными направлениями в работе лаборатории являются:
- реставрация и консервация документов на бумажной основе;
- дезинфекция документов на бумажной основе;
- консервационно-профилактическая обработка микрофильмов страхового фонда и фотодокументов;
- подшивка и переплёт дел;
- Лаборатория ежегодно реставрирует около 55 тысяч листов документов различной сложности (в том числе документов XVII—XVIII вв., различные планы, схемы, генеалогические древа, газеты и т. д.). Все документы, прошедшие реставрацию, подшиваются и переплетаются.
Работа отдела обеспечения сохранности документов осуществляется в тесном взаимодействии с другими структурными подразделениями госархива.
Стабильный кадровый состав отдела, высокая квалификация его сотрудников позволяет чётко организовать работу с документами на всех её этапах, справиться с возложенными на отдел задачами.
