Отдел комплектования, организации государственного хранения и учета документов
Начальник отдела: Лапина Ирина Ивановна
Телефон: +7 (473)212-69-97
Одним из структурных подразделений казенного учреждения Воронежской области «Государственный архив Воронежской области документов по личному составу» является отдел комплектования, организации государственного хранения и учета документов. Штатная численность работников отдела составляет 11 сотрудников: начальник отдела, заведующий архивохранилищем, 3 главных архивиста, 4 ведущих архивиста, 2 архивиста I категории.
Основным задачами деятельности отдела являются:
-обеспечение сохранности архивных фондов и документов, их учет; а также проведение комплекса работ по обеспечению физической сохранности документов, находящихся на хранении в архиве;
-выявление и учет ликвидированных, реорганизованных органов государственной власти и других организаций Воронежской области;
-осуществление организационно-методического руководства подготовкой к передаче документов на хранение в КУВО «ГАВОДЛС»;
-разработка основных направлений и анализ работы архива по созданию и развитию информационно-поисковых систем, подготовка предложений по ее совершенствованию и другие.
Сотрудники отдела в соответствии с возложенными на них функциями взаимодействуют с организациями по оказанию методической и практической помощи по отбору документов по личному составу на хранение; проводят работу по созданию и развитию информационно-поисковых систем, внедрению автоматизированных технологий и ведение баз и банков данных научно-информационного характера.
Ежегодно работники отдела ведут работу по приему на хранение архивных документов по личному составу от ликвидированных организаций, в том числе в результате банкротства. Благодаря работе сотрудников отдела, на хранение в КУВО «ГАВОДЛС» было принято 205956 ед. хранения документов по личному составу от 155 ликвидированных организаций. Постоянно ведется работа по обеспечению сохранности принятых документов и выдачи из архивохранилищ для использования и проведения реставрационно-восстановительных работ.
Многие сотрудники отдела за добросовестный труд в архивной отрасли были отмечены рядом благодарственных писем и грамот Правительства Воронежской области и Федерального архивного агентства.
