Отдел комплектования, организации, государственного хранения и учета документов

Начальник отдела: Васенькин Сергей Иванович

Тел.: +7 (473) 212-69-85

Заведующая архивохранилищем: Дьякова Нэлла Владимировна

Тел.: +7 (473) 212-69-89

Отдел комплектования, организации государственного хранения и учета документов казенного учреждения «Государственный архив общественно-политической истории Воронежской области» создан в 1993 г.

Основными задачами отдела являются:

  • обеспечение сохранности архивных фондов и документов,
  • организация комплектования архива,
  • улучшение физического состояния документов и их страховое копирование,
  • ведение централизованного государственного учета документов находящихся на хранении в архиве,
  • оказание организационно-методической помощи организациям — фондообразователям архива по вопросам совершенствования ведомственного хранения документов.

В настоящее время в 3600 фондах архива сосредоточено 800816 дел, из которых 8975 особо ценных дел и 3999 фотодокументов.

В целях улучшения физического состояния документов ведется работа по реставрации, подшивке и переплету дел. В среднем за год в архиве реставрируется более 25000 листов, переплетается 800 дел, подшивается 1200 дел.
Для обеспечения архивных фондов и документов проводится проверка наличия. За год в среднем проверяется более 30000 дел.

В отделе проводится работа по описанию особо ценных документов, так как многие фонды архива содержат ценнейший материал для изучения истории родного края.
В целях спасения наиболее ценных документов возобновлена работа по восстановлению документов с угасающим текстом.

Проводится работа по заполнению программы «Комплектование-Архив», которая предназначена для сбора и ведения данных об организациях — источниках комплектования архива, о хранящихся в них документах. От качественного комплектования Архивного фонда зависит источниковая база исторической науки. Поэтому вопрос комплектования имеет особое значение.
В списке организаций — источников комплектования архива — 46 организаций.

Архив принимает документы, образующиеся в деятельности современных политических партий, общественных организаций и движений, объединений граждан. Созданы и регулярно пополняются новыми материалами коллекции по общественно-политической истории Воронежской области, выборам президента России, Государственной и Воронежской городской и областной дум, мэра г. Воронежа, формируются личные фонды видных политических и общественных деятелей Воронежской области.

Всю эту работу осуществляют 8 человек, это опытные сотрудники, постоянно повышающие свой профессиональный уровень.