Отдел обеспечения сохранности

Начальник отдела: Новикова Наталья Ивановна
Телефон: +7 (473) 212-79-75

Отдел обеспечения сохранности документов казенного учреждения Воронежской области «Государственный архив Воронежской области» является самым большим структурным подразделением госархива. Основная задача, стоящая перед ним, провозглашена в названии отдела.

В отделе работают 13 специалистов: начальник отдела, 4 заведующих архивохранилищами, 2 главных архивиста, 4 ведущих архивиста и 2 архивиста I категории.

На хранении в госархиве находится около 1 миллиона дел на бумажной основе за 1611—2007 гг., а также кинодокументы, фонодокументы, фотодокументы и видеодокументы.

Часть документов на бумажной основе имеет страховой фонд в виде микрофотокопий, исполненных на рулонной негативной пленке, включающих в себя, в общей сложности, почти 5 миллионов кадров.
Документы располагаются в 9-ти архивохранилищах и 3-х зданиях, территориально разобщенных между собой.

Большинство документов сконцентрировано в хранилищах основного здания (ул. Плехановская, 7), четыре из которых занимают документы на бумажной основе, остальные 3 — на других носителях.
Документы на бумажной основе объединены в более чем 3000 фондов (по наименованию организаций, учреждений, управлений, предприятий, органов власти и т. п.) и фрагментарно охватывают почти четырехсотлетний период становления и развития Воронежского края.

В свою очередь фонды разделены на исторические периоды с маркировками: И — исторический (до революции 1917 г.) и Р — революционный (советский и постсовесткий).
Хранилища оборудованы двусторонними металлическими стеллажами.
Общая площадь стеллажных полок, на которых находятся документы на бумажной основе, во всех трех зданиях госархива составляет 16208 кв. метров.
Стеллажи и полки пронумерованы. Для поиска документов имеются пофондовые и постеллажные топографические указатели.
Дела в хранилищах содержатся в связках, незначительная часть — в коробках.
Порядок расположения фондов в архиве определяется схемой их размещения по историческим периодам и отраслевому признаку.
Сохранность документов в хранилищах обеспечивают семь сотрудников, из которых 4 — заведующие хранилищами, 3 архивиста — главный, ведущий и архивист I категории.
Документы распределены между заведующими архивохралищами и архивистами в соответствии с их количеством и интенсивностью использования.
Ежегодно хранилища пополняются вновь принятыми от организаций и частных лиц документами. Это составляет от 5 до 7 тысяч дел. Кроме того архивохранилища пополняются фотодокументами, фонодокументами и видеодокументами.

В круг обязанностей сотрудников отдела обеспечения сохранности документов входит:

  • приём документов на постоянное хранение, их учёт;
  • подготовка документов к выдаче для использования (нумерация листов, проверка нумерации);
  • выдача документов во временное пользование представителям организаций-фондообразователей, исследователям в читальный зал, сотрудникам архива;
  • учёт, регистрация выданных из хранилищ документов;
  • приём возвращённых дел, их подкладка в связки и коробки;
  • проверка наличия и физического состояния документов;
  • выявление и отбор документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, передача их на консервативно-профилактическую обработку и реставрацию;
  • выявление и учёт особо ценных дел;
  • восстановление угасающих текстов документов;
  • поддержание чистоты, порядка и необходимого температурно-влажностного режима в хранилищах.

Важнейшим направлением в деятельности отдела по обеспечению сохранности документов является проведение реставрационных работ.
Реставрационная лаборатория входит в структуру отдела обеспечения сохранности документов и включает в себя 5 специалистов: главный архивист, 3 ведущих архивистов и архивист I категории.

Основными направлениями в работе лаборатории являются:

  • реставрация и консервация документов на бумажной основе;
  • дезинфекция документов на бумажной основе;
  • консервационно-профилактическая обработка микрофильмов страхового фонда и фотодокументов;
  • подшивка и переплёт дел;
  • изготовление фото- и ксерокопий документов;
  • фотосъёмка объектов и событий, имеющих историческое значение.

Лаборатория ежегодно реставрирует около 40 тысяч листов документов различной сложности (в том числе документов XVII—XVIII вв., различные планы, схемы, генеалогические древа, газеты и т. д.). Все документы, прошедшие реставрацию, подшиваются и переплетаются.

Работа отдела обеспечения сохранности документов осуществляется в тесном взаимодействии с другими структурными подразделениями госархива.

Стабильный кадровый состав отдела, высокая квалификация его сотрудников позволяет чётко организовать работу с документами на всех её этапах, справиться с возложенными на отдел задачами.